Med et Business Central program kan en virksomhed få optimeret de forskellige arbejdsgange i virksomheden. Det kan f.eks. være håndteringen af fakturaer fra leverandører. Her kan man scanne data fra fakturaen til Business Central, så den enkelte økonomimedarbejder ikke skal bruge tid på at taste tal fra faktura i programmet. Flere virksomheder har flere fakturaer hver dag der skal afstemmes, godkendes og sættes til betaling. Så det kan være en stor hjælp, at tallene ikke først skal tastes i programmet.
Programmet er et komplet forretningssystem. Det betyder, at alle medarbejdere kan arbejde i programmet. Det rummer nemlig funktioner til de forskellige afdelinger. Det har funktionalitet til marketing, salg, indkøb, finans, projekter og produktion. Dét at medarbejderne arbejder i det samme system, er en klar fordel fordi, de så også har adgang til samme data. Det er f.eks. samme kundedata, varebeholdning, ordrer osv. som alle medarbejdere kan se. Man kan selvfølgelig sætte rettigheder op i programmet, så der er nogle funktioner, en medarbejder ikke har adgang, eller f.eks. kun kan se data men ikke redigere i det.
Dynamics 365 Business Central er et program, flere tusind virksomheder verden over anvender til at håndtere de forskellige administrative arbejdsprocesser. Programmet har været på markedet i mere end 30 år og har gennem tiden – selvfølgelig – været igennem en teknologisk udvikling. I starten kunne det stort kun oprette ordrer og fakturaer. Men i dag er det et komplet system med langt flere funktioner til økonomistyring, projekter, indkøb, salg og produktionsstyring. Tidligere har det været et program, der skulle installeres på den enkelte computer. I dag arbejder du i programmet via en webbrowser eller en app.
Programmet kan købes som en Premium eller Essentials licens. Det vil sige en standard pakke med finans, salg, køb, projektstyring mv., som er Essentials. Premium pakken er Essentials pakken inkl. service og produktion.
Mange virksomheder vælger at se på procesoptimering i forbindelse med, at de investerer i et ERP-program som 365 Business Central. Der er for de fleste effektiviseringer i form af tid og databehandling at hente. Flere virksomheder vælger at udpege 2-3 medarbejdere, der skal håndtere projektet. Det er oftest økonomichefen og to andre medarbejdere, der kender til virksomhedens behov og som har en interesse i at få optimeret processerne og har forståelse for, hvordan virksomhedens mest kritiske processer fungerer. Disse medarbejdere kan give input til en konsulentvirksomhed til, hvordan programmet skal sættes op og give feedback på konsulenthusets forslag til procesoptimering og anvendelse af systemet. Inden programmet skal installeres, er det en fordel, at udvalgte medarbejdere får undervisning i programmet. Det giver bedst mening, at det her er de medarbejdere, der oftest anvender systemet. Har man ikke tid eller ressourcer til at en hel afdeling, skal have undervisning, kan man vælge at give undervisning til en håndfuld udvalgte medarbejdere, som så kan videregive relevant undervisning til øvrigt personale.
